Comment déterminer vos besoins informatiques?

Comment déterminer, quels sont vos véritables besoins informatiques ?

Vous voulez analyser les besoins en informatique de votre entreprise avant de vous lancer dans des achats et des dépenses. Je vous recommande de faire un mini-plan directeur avant de vous lancer.

Comment fait-on ?

Il est bien-sûr préférable de consulter un conseiller en TI de confiance pour vous accompagner dans cet exercice. Commencer à vous préparer en réfléchissant aux éléments suivants :

• Quel est l’usage que vous faites de l’informatique ?
• Est-ce pour de la gestion interne (tenue de livre, courrier, documentation,…) ou est-ce que vous utilisez votre informatique pour des activités commerciales (vente sur Internet, hébergement de site web, …)
• Quel est le volume de donnée dont on parle ? Quel est la sensibilité de ces données du point de vue sécurité, risque pour votre réputation et autres risques pour votre entreprise.
• Avez-vous un plan de relève informatique ? Avez-vous évalué votre risque si jamais pour êtes victime de feu, vol ou autre événement qui vous prive de vos équipements et qui vous met à risque ?
• Avez-vous évalué le nombre de personnes qui doivent y avoir accès à vos systèmes et quel genre d’accès ils ont réellement besoin?
• Avez-vous aussi évalué comment les personnes ont ou peuvent avoir accès à vos systèmes ?
• Avez-vous un budget prévu pour la mise à jour et le maintien des systèmes ?

Vous voyez, il y a beaucoup d’éléments à couvrir et nous n’avons pas encore fait le tour de la question.

Comment procéder maintenant ?

Une bonne façon de procéder est de réaliser un plan directeur informatique. Je sais, cela semble un terme de consultant en informatique. C’est le cas. Cependant en « termes simples » faire un plan directeur est une bonne façon d’analyser la situation actuelle et de comprendre les besoins actuels et futurs afin de planifier les futurs systèmes et leur mise en place.

Comment fait-on un Plan directeur?

On commence bien-sûr par s’organiser. Il faut commencer par créer un comité directeur… Je sais, je sais… Plusieurs dirigeants de PME sont assez réfractaires à la formation de comités, cependant il faut se rappeler que dans ce cas-ci l’engagement de la direction, le partage des objectifs et des priorités, de même que l’affectation réelle des ressources au projet sont des éléments vitaux pour la préparation et pour le succès d’un plan directeur.

C’est pourquoi je vous recommande de mettre en place un comité directeur qui aura un rôle décisionnel concernant l’ensemble du plan directeur. Ce comité devra être composé de tous les membres de la direction et du responsable informatique. Son mandat sera de :

• Définir les objectifs, les priorités et les attentes.
• S’assurer de l’adéquation et du contenu de chaque étape du plan directeur avec les orientations et les objectifs de l’entreprise.
• Établir les priorités.
• Approuver le contenu des rapports produits.
• Approuver les budgets et le calendrier du plan directeur.
• Assurer la participation active de tous les intervenants requis.

Le plan directeur permettra de tenir compte des objectifs et des contraintes de l’entreprise. Ainsi l’informatique servira bien mieux les objectifs stratégiques de la direction.

Et s’il y a urgence ?

Quel est la situation actuelle ? Est-ce qu’il y a eu un événement qui pousse à agir rapidement pour régler la situation ?

Exemples de situations urgentes :

–        Perte de données, vol d’équipement, risques identifiés par les vérificateurs.

–        Problèmes reliés à la sécurité (virus, intrusion, vol de données,…)

–        Équipement actuel trop désuet et qui cause des problèmes importants d’efficacité.

Je suggère à ce moment-là de faire appel rapidement à votre conseiller en TI pour mettre en place rapidement une solution temporaire en attendant que vous ayez le temps de faire votre plan directeur et d’avoir une meilleure vision de l’endroit où vous voulez aller….

Suite au prochain article appelé: « Quelles sont les étapes à suivre pour réaliser un plan directeur » (partie 2/2).

Fabienne Fayad

Note importante:

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