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Articles de Fabienne FayadConseils pour vous

Fini d’être celle qui recolle tous les morceaux !

processus égal liberté

Pour que votre entreprise passe au prochain niveau ce n’est plus possible de continuer comme cela ! Il va falloir que vous mettiez une structure pour continuer…

Fini d’être celle qui recolle tous les morceaux pour que cela tienne encore un peu plus longtemps. 

Lisez l’article : Libérez – vous grâce aux structures que vous mettez en place

C’est dur à croire, mais il faudra mettre une structure en place et des systèmes pour reprendre votre liberté !

Vous devrez maintenant mettre en place et utiliser des systèmes pour tout, oui absolument tout ! Je sais ce n’est pas évident à entendre. Vous avez probablement fui les structures, les systèmes et les processus dans le passé.

C’est probablement ce qui vous a fait quitté votre dernier emploi. Alors lorsque je vous parle de processus et de système, c’est normal que vous avez comme une angoisse qui vous prend. Surtout qu’il faudra écrire ces processus… 

Vous vous dites je n’ai pas le temps et je suis pas capable de documenter tout ces processus. La peur vous prend probablement à l’estomac. 

Pourtant, ce n’est pas aussi difficile que cela en a l’air et ce n’est pas vous qui allez les documenter de toute façon. 

À cette étape, il faut juste que vous soyez convaincue

Alors, croyez-moi lorsque je vous dit que les systèmes et les processus vont vous rendre votre liberté !

Cela semble contre-intuitif, pourtant ce sont les systèmes et les processus qui vont vous libérer des tâches quotidiennes et qui vont faire que vous pourrez déléguer. Ils vont faire en sorte que votre équipe fera le travail tel que vous l’auriez fait vous-même. Car ils seront exactement quoi faire.

Comme la plupart des entrepreneuses et entrepreneurs, vous avez sans doute par le passé résisté à la prévisibilité et à la structure, cependant maintenant il va falloir les apprécier comme jamais auparavant. Car c’est la clé pour votre liberté!

OOUUST le propriétaire d’entreprise toujours débordé !

C’est fini d’être ce propriétaire d’entreprise toujours débordé et qui n’a pas de vie ou de temps pour les autres. Si vous voulez regagner votre liberté, c’est la seule façon d’y arriver.

Revenons en arrière…

Vous avez toujours été débrouillarde et vous avez tout le temps réussi à faire les choses par vous-même. Vous avez sans doute tout inventé au fur et à mesure. C’est vous qui l’avez créée cette entreprise ! 

Dans le passé vous aviez fui tous ces processus !

Vous avez probablement aussi par le passé fui les règles et les restrictions de votre ancien emploi parce qu’elles vous paraissent étouffantes.

De plus, vous ne pensez probablement pas « en termes de processus », car vous aimez créer des raccourcis, changer de direction quand c’est nécessaire, être flexible, agile et trouver des solutions aux problèmes par vous-même.

Le problème est que tout cela requiert une énorme quantité d’énergie, des essais et erreurs, de l’agilité, de la débrouillardise et surtout beaucoup de temps. 

Ah le temps!

C’est exactement ce dont vous ne disposez plus suffisamment au stade actuel de votre activité. C’est d’ailleurs probablement la raison principale pour laquelle votre entreprise ne se développe plus et que vous avez l’impression d’avoir plutôt construit une prison pour vous plutôt qu’une entreprise.

Cela ne fonctionne plus! 

Les anciennes façons de faire ne fonctionnent plus avec une équipe qui grandit sans cesse. Vous essayez d’être agile et de contourner les problèmes, mais finalement et vous créez plus de chaos… Les employés ne savent plus quoi faire et ils deviennent encore plus dépendants des instructions que vous leur donner sur une base quotidienne.

Il est probable que vous perdez, en ce moment les bons éléments, ces employés que pensiez avoir embauché pour prendre une partie de vos responsabilités. Ces personnes préfèrent quitter que de travailler dans un mode aussi chaotique.

Plus de complexité et plus de chaos

Si vous continuez à opérer de cette façon, vous continuerez à ajouterez de la complexité et du chaos à votre entreprise, retardant la croissance de l’entreprise et retardant tout sentiment de liberté pour vous.

Il va falloir faire un choix! Vous ne pouvez pas par exemple mettre des règles et sans les respecter vous même. Vous devrez choisir de mettre en place des systèmes et des processus, et surtout vous devrez donner l’exemple aux employés.

Il va falloir devenir le champion des processus, je sais … c’est difficile à accepter!

Au moment où votre entreprise va entrer dans sa prochaine phase de croissance, vous devrez en tant que entrepreneuse et propriétaire commencer à accepter l’idée d’avoir des systèmes en place, ce à quoi vous avez probablement toujours résisté. Vous devez même en devenir la championne! 

Avoir une structure, des systèmes et des processus en place est la bonne chose à faire! Cela vous permettra de retrouver votre temps, de réduire ou d’éliminer certaines tâches et surtout cela réduira vos maux de tête et améliora votre sommeil! 😉

En fin de compte c’est la façon de vous libérer et de vous permettre d’augmenter vos revenus et vos bénéfices, tout en vous donnant la liberté et la croissance prévisible que vous recherchiez.

Fini de faire le pompier

Avec les bons systèmes en place et avec tout le monde dans l’entreprise qui les suit, vous n’avez plus besoin d’être en mode pompier et d’éteindre continuellement à éteindre les incendies.

Imaginez que vous n’ayez plus à gérer les détails de votre entreprise de votre entreprise, que les choses soient toujours faites dans les temps, dans le budget et dans le respect d’un certain nombre de spécifications souhaitées.

Pensez-y … Avec les processus en place les problèmes vont souvent se régler par eux-même

Lorsque tout est documenté et systématisé, et que les processus sont constamment améliorés, votre rôle dans l’entreprise devient plus stratégique et moins opérationnel. Quelle impression cela vous fera ? Quelle différence cela ferait dans votre vie ?

De plus lorsque les processus documentés seront constamment améliorés, votre rôle dans l’entreprise changera radicalement.

Les problèmes vont soit ne plus se présenter, soit vont se régler d’eux-mêmes ou soit ils seront traités par un membre de l’équipe qui en est responsable

Ce qui signifie que vous avez plus de temps pour être stratégique par rapport à l’ensemble de l’entreprise et surtout avoir du temps libre pour profiter à nouveau de votre vie.

La consistance dans les services va offrir de la stabilité, de la fiabilité et de l’uniformité. Ce qui est en fin de compte, ce qui va faire évoluer votre entreprise.

Pensez par exemple aux chaines de restauration bien connues comme McDonald. Peu importe, où vous irez dans le monde, votre burger sera fait de la même façon et c’est cela la force de ces franchises.

Une entreprise a besoin de systèmes pour progresser

Je sais que je me répète ici, cependant je veux être sûre que vous comprenez pourquoi j’insiste.

Une entreprise qui fonctionne avec des systèmes, des processus et un cadre opérationnel peut offrir de façon consistante toujours le même produit au client. Elle peu permettre de former les équipes et de faire que tous les employés savent ce qui attendu d’eux.

La constance est ainsi une bonne chose et lorsqu’elle peut être dupliquée, celle-ci pourra vous permettre de mieux conserver vos bons employés et aussi de faire croître votre entreprise.

On me dit souvent : Personne ne débute une entreprise en créant des processus et je suis d’accord! 

Il n’y a pas de processus au départ d’une entreprise et c’est normal!

Vous êtes en train de créer quelque chose de nouveau et vous ne savez pas ce que vous allez faire et comment vous allez le faire. Un jour cependant cela devient une façon de faire qui vous distingue et qui fait que les clients viennent et reviennent. C’est là que vous avez besoin de « systématiser les choses ». 

Car vous êtes rendus à l’étape suivante: Celle de la croissance !

Pourquoi est-ce que l’on veut « systématiser les choses » ?

Lorsqu’une entreprise est un système qui fonctionne bien, c’est comme une machine bien huilée qui rapporte des revenus de façon régulière (constance) et qui ne nécessite plus votre présence jour après jour.

Sans oublier que si un jour vous avez envie de vendre votre entreprise, les processus et systèmes bien huilés pourront vous aider à la vendre, car l’entreprise pourra fonctionner sans la personne qui l’a démarré.

Votre cadre opérationnel ou manuel d’exploitation

La consistance peut être atteinte lorsque chaque fonction de votre entreprise est documentée et qu’elle produit des résultats prévisibles et vérifiables.

Tout ce qui est fait plus d’une fois par an dans votre entreprise devrait idéalement être entouré d’un système et de préférence documenté dans un manuel d’opérations avec des listes de contrôle qui décrivent : « Comment nous faisons les choses ici ».

Il y a plusieurs processus à mettre en place rapidement

Cela peut inclure le processus RH, le processus de vente et de marketing, le processus de service à la clientèle, etc. le processus de vente et de marketing, le processus de service à la clientèle, etc.

Lorsque chaque processus est documenté, il n’est plus dans votre tête (ou dans la tête d’une autre personne clé). Ce processus peut maintenant être continuellement optimisée et mis à jour.

Les processus seront utilisés pour la formation des nouveaux employés et cela vous permettra de gagner beaucoup de temps de formation et permettra de réduire les erreurs, car tout est documenté et accessible aux employés.

Est-ce que vous commencez à voir où je vais?

Dans mon prochain article je vais vous expliquer comment faire pour débuter et comment réaliser vos premiers processus. Svp n’hésitez pas à me faire des commentaires ou à poser des questions si vous en avez.

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Est-ce que vous aimeriez en apprendre plus sur le sujet? 

Dans les prochaines semaines, je vous donnerais dans mes articles des trucs et astuces et je vous expliquerais comment vous pourrez faire afin de faire croître votre entreprise tout en retrouvant votre liberté.

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Vous pouvez faire croître votre entreprise tout en ayant des vacances bien mérités! 🙂

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Fabienne Fayad

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