Quelles sont les étapes à suivre à haut niveau pour réaliser un plan directeur ?

Quelles sont les étapes à suivre à haut niveau pour réaliser un plan directeur ? 

Pour lire la première partie, c.a.d. l’article appelé « Comment déterminer vos besoins informatiques ».(Partie 2/2)

1. Planifier les activités

• Organiser les rencontres avec les personnes clés (usagers et décideurs).
• Organiser les rencontres du comité directeur.

2. Analyser la situation actuelle

• Mener des entrevues avec les gestionnaires pour comprendre la situation actuelle.
• Identifier des orientations et des fonctions actuelles et désirées.
• Obtenir une copie des documents (intrants et extrants) utilisées dans le processus en place. C’est-à-dire les formulaires et les rapports couramment utilisés (bon de commande, facture…).
• Faire l’inventaire des systèmes d’information et des équipements.
• Analyser les processus internes et externes d’information. C’est-à-dire ce qui se passe à partir du moment où le formulaire est complété, jusqu’au rapport produit. Ou encore à partir de la prise de commande à la livraison du produit.
• Analyser les besoins des entités externes (les requis des entités gouvernementales, des actionnaires, des investisseurs, des entités règlementaires).
• Décrire les applications actuelles, les systèmes d’exploitation et les volumes d’information.
• Comprendre les méthodes de travail, les points de contrôles et la gestion des risques
• Identifier les problèmes, préoccupations et possibilités d’amélioration.
• Identifier les processus clés (présents et futurs)
• Évaluer les coûts actuels et les investissements prévus
• Décrire brièvement les points forts et les points faibles observés.

3. Analyser les besoins

• Réaliser des entrevues avec les gestionnaires de tous les secteurs d’activité de l’entreprise.
• Identifier le niveau d’utilisation des systèmes actuels (surutilisations ou sous-utilisation)
• Classer les besoins en fonction des niveaux de gestion, stratégique, tactique (contrôle) ou opérationnel
• Documenter les fonctions requises et les échanges d’information entre les fonctions identifiées
• Quantifier les échanges (volume, fréquence, vitesse de transmission requise (bandwidth))
• Regrouper les besoins identifiés en regroupement cohérent pouvant représenter une action précise. Exemple : facturation des clients.

4. Réaliser un rapport qui décrit les besoins identifiées

• Réaliser le rapport qui décrit les besoins identifiés et les orientations générales ainsi que les possibilités d’action.
• Réaliser un rapport qui décrit les besoins identifiés et qui fait ressortir les éléments clés de la situation actuelle.
• Faire la synthèse des données recueilles par secteur d’activité et qui présente :
  • ​Les aspects fonctionnels (fonctionnement)
  • Les aspects quantitatifs (volume, fréquence, vitesse)
• Dégager des constatations d’ensemble et des faits saillants de la situation actuelle.
  • ​Tenir compte des objectifs de l’entreprise
  • Des besoins les plus importants
  • Des contraintes (choix du passé, situation économique, politiques…)
  • Architecture des données et des systèmes en place
  • Systèmes de télécommunication en place (téléphonie, réseaux, internet)

Le rapport doit aussi présenter des regroupements cohérents à faire pour systématiser les tâches.

• • Préparer une présentation pour le comité directeur et obtenir une approbation sur la définition de la situation actuelle et des besoins.
  • Préparer un plan qui tient compte des ressources humaines et financières requises pour l’acquisition, l’élaboration et la mise en œuvre ainsi que l’opération (exploitation) et la maintenance des systèmes.
  • Planifier un plan de communication et un plan de formation du personnel

5. Obtenir l’accord de la direction sur les scénarios possibles

• Offrir des options au comité de direction en leur préparant une présentation qui détaille les possibilités offertes et les options possibles.
• Présenter en quoi les options présentées s’harmonisent avec par exemple les objectifs de consolidation et de développement de l’entreprise.
• Présenter les impacts administratifs et les moyens permettant de réduire l’impact sur le personnel (communication & formation).
• Orienter le choix du comité vers une solution en accord avec les objectifs de l’entreprise et en fonction de ses ressources. Une façon de faire est de terminer la présentation par une page appelée « notre recommandation »
• Proposer un plan d’action à haut niveau pour les étapes à venir.

6. Faire un choix

• Recommander un choix au comité directeur.
• Obtenir l’approbation de poursuivre.

7. Planifier la mise en œuvre et la gestion du changement

• Réaliser un plan de mise en œuvre détaillé.
• Planifier les activités de formation et de communication. 

8. Mettre en œuvre selon le plan.

• Gérer la mise en place comme un projet.
• Faire un suivi régulier à la direction.
• Ajuster le plan au besoin.

Note bibliographique : Le document suivant a servi d’inspiration pour cet article: Plan directeur des systèmes d’information objectif et marche à suivre, Préparé par Michel Lapointe Conseiller en gestion Développement économique régional- Direction du développement des entreprises et des affaires. Publié par la Direction des communications en septembre 1994 avec le numéro de document : 1325

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