Dans une petite entreprise, ce n’est pas le manque d’efforts qui crée le chaos…

C’est souvent le manque de structure!

Dans plusieurs petites entreprises, tout le monde travaille fort.

• Très fort.
• La dirigeante porte plusieurs chapeaux.
• Les employés font de leur mieux.
• Les journées passent vite.

Et pourtant…

Malgré tous les efforts, certaines choses continuent de revenir :

• les urgences ;
• les oublis ;
• les suivis qui tombent entre les cracks ;
• les informations difficiles à retrouver ;
• les erreurs répétitives ;
• l’impression de toujours courir.

Alors plusieurs entrepreneures pensent immédiatement :

• « Il nous faudrait un meilleur logiciel. »
• « Il faudrait automatiser davantage. »
• « Il nous faudrait un ERP. »
• « Il nous manque un outil. »

Mais très souvent, le vrai problème est ailleurs.

Dans une petite entreprise, beaucoup de choses reposent sur les mêmes personnes et c’est normal! Sauf que…

Quand l’entreprise grandit rapidement, les processus se créent souvent naturellement au fil du temps.

• Une personne développe sa méthode.
• Une autre crée un fichier Excel.
• Certaines informations passent par texto.
• D’autres restent dans la tête de la dirigeante.
• Et puisque tout le monde est débordé, on continue d’avancer comme ça.

Le problème, c’est que plus l’entreprise grandit, plus cette façon de fonctionner devient fragile

Parce qu’un jour :

• une employée quitte ;
• une personne tombe malade ;
• les commandes augmentent ;
• les erreurs coûtent plus cher ;
• les clientes s’attendent à plus de rapidité ;
• la dirigeante n’arrive plus à tout superviser.

Et soudainement, ce qui fonctionnait « à peu près » devient difficile à gérer.

Un logiciel seul ne peut pas clarifier ce qui est flou!!

C’est souvent là que les entreprises commencent à chercher une solution technologique. Sauf que…

Mais il y a une réalité importante :

Un logiciel ne peut pas définir vos processus à votre place.

• Il peut soutenir un bon fonctionnement.
• Il peut accélérer certaines tâches.
• Il peut améliorer la visibilité.

Or si :

• les responsabilités sont floues ;
• les étapes changent constamment ;
• les priorités ne sont pas claires ;
• chacun travaille différemment ;

Le système risque simplement de reproduire cette confusion …Vous ferez des erreurs plus rapidement!

Les petites entreprises les plus efficaces ne sont pas toujours les plus grosses

Ce sont souvent celles où :

• Les rôles sont clairs ;
• Les informations circulent bien ;
• Les processus sont simples ;
• Les employés savent quoi faire ;
• Les décisions ne reposent pas toujours sur une seule personne.

Autrement dit :

elles ont créé de la structure avant de créer de la complexité.

Et cette structure ne doit pas nécessairement être lourde ou compliquée.

Parfois, quelques processus simples bien définis peuvent transformer complètement le quotidien.

Structurer, ce n’est pas devenir “corporatif”

Plusieurs petites entreprises hésitent à formaliser leurs façons de faire. Car:

• Elles ont peur de perdre leur flexibilité.
• Leur proximité avec les clientes.
• Leur côté humain.

Mais en réalité, les processus servent souvent à protéger cela.

Parce que lorsqu’il y a moins de chaos :

• Il y a plus de temps pour les clientes 
• Moins d’erreurs. 
• Moins de stress.
• Moins de charge mentale. 
• Plus d’autonomie dans l’équipe.

La structure n’enlève pas l’humain.

Elle évite que tout repose constamment sur lui.

Avant d’ajouter un nouvel outil…

• Avant de changer de système.
• Avant d’investir dans une nouvelle plateforme.
• Avant de chercher “le logiciel parfait”.

Posez-vous cette question :

Est-ce que notre entreprise fonctionne grâce à des processus clairs… ou surtout grâce aux efforts des personnes qui tiennent tout ensemble ?

Parce qu’à long terme, une petite entreprise solide n’est pas seulement une entreprise où les gens travaillent fort.

C’est une entreprise où les opérations deviennent suffisamment claires pour permettre à l’équipe de respirer, de grandir… et de ne plus porter toute l’entreprise sur ses épaules.

Aimeriez en parler avec moi ? 

J’accompagne les entreprises et les entrepreneurs dans la mise en place de structure, de processus optimisés et de systèmes afin de rendre l’entreprise plus facile à vendre ou à transmettre. J’aide à faire la rénovation et le « Home Staging » de l’entreprise!

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Fabienne Fayad

EDGN Consultants inc. et Agilentrepreneur.com

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