Est-ce que vous hésitez à faire du travail avec des équipes virtuelles?
Les équipes virtuelles, souvent appelées équipes en télétravail ou travaillant à distance, deviennent progressivement la nouvelle norme dans le monde.
En effet, de nombreux spécialistes dans le domaine des technologies et de la création choisissent de travailler sans contraintes géographiques. De plus, les entreprises qui recherchent de nouveaux talents en dehors de leur environnement immédiat, n’ont plus le choix de considérer les équipes virtuelles.
Une plate-forme indépendante dans le domaine du travail à distance a même publié récemment un rapport sur l’avenir de la main-d’œuvre et ce rapport concluait, qu’à mesure que les jeunes (Milléniaux né entre 1980 et 1990) assument des rôles de direction, ils vont s’attendre à ce que leur travail de leurs équipes se fasse indépendamment du lieu.
En fait, 69 % des gestionnaires interrogés par cette firme ont déclaré qu’ils autoriseraient les membres de leurs équipes à travailler à distance.
Un des facteurs importants de ce type de changement est le fait que l’embauche de ressources spécialisées est de plus en plus difficile et qu’il est généralement possible de faire beaucoup plus de travail à distance et à moindre coût.
Il existe des données intéressantes sur le travail à distance qui expliquent pourquoi de nombreuses entreprises optent aujourd’hui pour des équipes à distance. En voici quelques-unes ici :
– Le travail à distance peut augmenter la productivité des travailleurs.
– Les équipes « virtuelles » permettent de diminuer les coûts immobiliers et les frais généraux reliés aux espaces de bureaux physiques dans des grands centres.
– Le travail à distance bien géré permet souvent un plus grand engagement des employés.
– Le travail à distance a un impact positif sur l’environnement et sur l’équilibre travail — famille.
On ne passe pas à une équipe virtuelle du jour au lendemain!
Ce n’est bien sûr pas facile de passer d’une structure traditionnelle, où le gestionnaire doit voir son équipe au bureau pour la gérer à une structure basée sur des équipes à distance qu’il ne peut gérer directement.
Comme vous pourrez l’imaginer, cela ne se fait pas sans une transformation profonde des façons de faire et sans la mise en place d’outils adéquats pour gérer les équipes et partager l’information. Il y a en effet beaucoup de défis au début.
Il y a plusieurs défis!
Les défis sont principalement dus au manque d’outils adéquats, à des politiques internes qui ne les supportent pas et à une structure de gestion d’équipe à distance inappropriée.
Si vous souhaitez créer une équipe à distance qui soit efficace en termes de gestion du temps, vous aurez besoin changer les politiques, donner les outils et changer la façon de gérer afin de garantir le fonctionnement optimal de l’équipe.
Voici quelques idées et pratiques éprouvées qui vous aideront à mieux gérer les équipes à distance
1- Fixez clairement les objectifs
Fixez les objectifs du projet et fixer les délais à l’avance avec les personnes impliquées.
2- Préparez avec eux les calendriers
Préparez avec votre équipe les calendriers de travail et fournissez la documentation importante et les outils logiciels à utiliser avant le début du projet. Cela va vous permettre de leur permettre de se préparer et de gagner du temps pour ces activités inévitables.
3- Faites un plan de travail
Les gestionnaires chargés de diriger des équipes distantes doivent planifier leurs projets à l’avance. Bien que cela semble assez évident, de nombreux gestionnaires évitent de planifier et se lancent directement dans l’exécution.
Certains gestionnaires voient dans la planification une perte de temps, mais au contraire, l’élaboration d’un plan de travail, de projet ou encore d’un plan d’action a pour objectif de mieux collaborer et de mieux communiquer avec votre équipe. Ce qui en retour permet à l’équipe de résoudre la plupart des problèmes potentiels dès le début du projet.
4- Définissez clairement les exigences pour l’équipe
Une fois que vous avez sélectionné et engagé vos télé-travailleurs, partagez les détails de ce qui est attendu. Parlez-leur ce que l’on attend de l’ensemble de l’équipe et aussi de chaque personne. Plus les travailleurs à distance ont une idée claire de ce qui doit être fait et de ce qu’on attend d’eux et mieux ils peuvent planifier leurs activités et être efficaces.
Les exigences et les objectifs de projet clairs entrainent des réductions de couts et rendent la communication entre les équipes plus efficace.
5- Définissez les attentes du projet et communiquez
Les attentes du projet sont souvent définies par la direction. Lorsque ces attentes sont établies, elles doivent être communiquées aux employés travaillant sur ces projets. Cela semble évident, cependant ce n’est pas toujours fait!
Il faut aussi s’assurer de communiquer toute modification ultérieure de ces attentes. Ce type de communication ouverte avec des équipes distantes aide à réduire le temps perdu en gaspillage, car il réduit le nombre d’erreurs résultant d’une mauvaise communication et d’un malentendu.
6- Communiquer avec l’équipe de façon régulière et planifiée
Les rencontres virtuelles (sur Zoom ou Skype) sont très importantes lorsqu’il s’agit de gérer des équipes distantes et cela permet de s’assurer que tout sera livré conforme aux besoins et surtout à temps.
Consacrez une heure spécifique de la journée aux rencontres virtuelles quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles afin de vous assurer que tout fonctionne correctement et dans les délais requis.
Claire Pret
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